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快速攻克团队管理难点,快速解决问题

唐道述精益战略咨询 2020-06-30 06:32:15

积极成为团队成员,体验团队的益处


1、成功的问题解决团队的重要因素

•以人为基础

•全员参与

•互助发展

•项目是团队的成果,不是个人的

•对工人和管理层的培训

•鼓励创新

•项目与成员的工作相互关联

•管理层的支持

•建立质量和改进意识


2、团队参与的益处

•增强对工作和工作环境的控制管理

•提高工作安全性和对工作的认识

•降低成本•提高质量管理水平

•提高员工的自豪感,劳动生产率,参与热情和工作乐趣


3、布鲁斯·塔克曼(Bruce Tuckman) 团队发展阶段

组建:

带着勉强的态度及观点进行沟通

指挥或“告知”式领导,依赖组长

震荡:

组员之间有异议

教练式领导,组员与领导者之间有异议

规范:

领导对进程中的问题敏感,在必要时停止对这些问题进行讨论


执行:

组员自由求助及给予帮助

组员对所取得的成就有自豪感

领导者扮演着团队支持的功能


2运用头脑风暴,找到解决问题的方法


头脑风暴法(Brainstorming)常用在决策的初级阶段,以解决组织中的新问题或重大问题。头脑风暴法一般只用来产生方案,而不是进行决策。头脑风暴法对于解决问题具有强大的威力。在一般遇到的问题中,只有少量的问题需要借助专家来解决,绝大部分的问题都可以自己解决。而这些问题中,大约有80%左右均可以借助于同一方法来解决,这个方法就是头脑风暴法。

特别提示:

第一:面对任何难题,千万别说不可能。因为不是不可能,最多只是我们暂时还没有找到方法而已;
第二:接下来,请全力以赴,专注于找方法,而坚决删除掉一切借口;
第三:最快、最有效的方法是,随时随地习惯地运用“头脑风暴法”,它将能帮助我们在最短的时间内找到解决问题的方法。


1、头脑风暴法的具体操作如下:


①如今有关人员。参加的人员可以是同一行业的专家,也可以是不同行业的人员,甚至可以是毫不相关的人员。人数在6-12人之间为好,如果人数太多,建议分成其二个小组。


②选择一个合格的召集人。只要具备下列条件,人人都可以主持头脑风暴法会议:

1) 了解召集的目的;
2) 掌握头脑风暴法的原则;
3) 善于引导大家思考和发表观点;
4) 自己发展发表倾向性观点;
5) 善于阻止相互间的评价和批评。


③选择一个舒适的地点。选择的地点应该具务下列条件:
1) 一间安静、温度适宜、光线柔和的办公室或会议室。当然也可以是户外,如草地上、假山旁、树阴下、游泳里;
2) 严禁电话或来人干扰;
3) 最好有一台性能良好的录音机,能够把全过程都录下来。当然也可以不用录音机,而改用快速记录;
4) 且块白板以及相应的书写工具。


④运用头脑风暴法应注意以下几点:
1) 召集人在会议开始时要清楚会议的目的、需解决的问题、头脑风暴法游戏规则等。头脑风暴法一次一般只讨论一个问题,如果问题很多,可分为几个独立的“头脑风暴法”;
2) 如果有时间,可以让每个人先就所需解决的问题独立考虑10分钟左右;
3) 要求每个人对自己讲出来的方案简单说明一下,但切忌过多解释,让人明白你在说什么就行;
4) 鼓励由他人的方案引出新的方案;
5) 至两位写字速度快的记录员,把每一种方案写在白板上,使每个人都能看见,以利于激发出新的方案;
6) “头脑风暴”时间一般不要超过90分钟。有时十几分钟,半个小时也可以。结束时对每一位参与者表示感谢。


⑤“头脑风暴”核心游戏规则:
1) 集中思想。是指参与者将所有注意力集中在所研讨的问题上,排队一切其他干扰。
2) 自由奔放。是指每个人都不受任何约束地讲出解决方案,不管这个方案听起来多么可笑,或多么不切实际。“头脑风暴”中除了不具体的方案,没有无效方案,它认为任何方案都是有效的,即使表面看起来无效、可笑,但若再发散组合一下,极有可能得到另一个平时你不敢想、也想不到的绝佳方案。只有一类方案被认为是无效的方案,那就是不具体的方案。
3) 延迟评判。这是“头脑风暴”灵魂性的游戏规则。任何时候、任何人都不要对任何方案进行评判,直到游戏结束,进入组合运用阶段为止。
4) 以量求质。“头脑风暴”活动永远先追求解决方案的数量,然后者是质量。它有一个基本假设:量大,一定有质优的;如果没有质优方案,那一定是因为量还不够大。所以,与一般的研讨会追求三五种解决方案不同的是,“头脑风暴”一般追求一次性收集三五十种、一二百种、乃至数千种可选择的解决方案。
5) 组合运用。这是“头脑风暴”的又一个关键阶段。之前,各种方案五花八门,此时需要对每一个精方案进行仔细的评量、优选、再加工,乃至进行二次“头脑风暴”开发,以得出具有操作价值的可行性方案,供最终决策参考。
比如,对“如何激励员工”作“头脑风暴”时,假使有人提出的方案是:可以停薪留职。
你若稍发散思维并再组合一下,可能得出另一个异想天开的方案:停职留薪。再进一步组合,就有可能得到一个时下已非常浒的对员工,尤其是对高层管理人员非常有激励作用的可行性方案:奖励公司股票或股份期权。因为这样等于你已成为公司股东,也就是说,不用上班也可以拿到钱,即停“职”留“薪”。“奖励股权”的激励措施也许最开始时就是源自于一次“头脑风暴”。


2、 “头脑风暴”至少有如下好处:
1) 极易操作执行,具有很强的实用价值。
2) 非常具体地体现了集思广益,体现合作的智慧。
3) 每一个人思维都能得到最大限度的开拓,能有效开阔思路,激发灵感。
4) 在最短的时间内可以批量生产灵感,会有大量意想不到的收获。
5) 几乎不再有任何难题。
6) 面对任何难题,举重若轻。对于熟练掌握“头脑风暴”的人来讲,再也不必一个人冥思苦想,孤独“求索”了。
7) 因为头脑越用越好用,可以有效锻炼一个人及的创造力。
8) 使参加者更加自信,因为,他会发现自己居然能如此有“创意”。
9) 可以发现并培养思路开阔、有创造力的人才。
10) 创造良好的沟通平台,提供了一个能激发灵感、开阔思路的环境。
11) 因为良好的沟通扭转,有利于增加团队凝聚力,增强团队精神。
12) 可以提高工作效率,能够更快更高效解决问题。
13) 使参加者更加有责任心,因为人们一般都乐意对自己的主张(而不是上司给自己的命令)承担责任。
14) 因为每一个人都在思考问题与解决问题,因上上司可以更轻松,可以腾出更多的精力去解决别的更重要的问题。


总结:
在我自己的工作中,以及我们所知道的许多著名公司中,“头脑风暴”的工作方法几乎都像家常便饭一样被经常性使用。现在,如果你正遇到什么头痛的问题,用不着一个人关起门来苦思冥想,浪费时间,来一次“头脑风暴”吧,先找出它100种解决方案再说。

现在,你不如按照以上操作规则,就以下某个问题或你自己正的实际问题组织一次“头脑风暴”,亲身感受一下“头脑风暴”的强大威力。
1) 如何激励员工(部属)
2) 如何增加公司的凝聚力
3) 如何提高沟通效率
4) 如何提高市场份额
5) 如何提高顾客满意度
6) 如何快速得到顾客的如何快速提升公司形象
7) 如何形成良好的工作习惯
8) 如何与同事或上司相处得更好
9) 如何使生产效率最大化


3运用QOS,帮助团员寻找问题


1、QOS的好处

“QOS”质量运营系统采用标准工具和实践来控制运营,使客户满意度水平不断提高,它是一套系统的、严格的方法。好处持续改进;数据驱动决定;全员参与;保证及时解决问题


2、QPS如何运用

•选用关键的成功因素,并加以衡量。

•对每种衡量,都指定一位带头人(通常是工厂职员)。

•带头人在特定的领域搜集数据,并在QOS会议上进行陈述。

•带头人负责改进衡量。

•对最大的问题,建立一个专家团队-还有你-大家一起来提高。


3用QPS工具,帮助团队成员持续改进其工作


•描述问题解决的流程

•遏制措施/永久解决方案

•验证信息


D0-认识问题

•尽可能填写更多的数据

•详细-采用“有缺陷项”格式

•提问并回答以下问题

   –是什么?不是什么?–哪里有?哪里没有?–什么时候有?什么时候没有?–有影响?没有影响?

•没有数据,要取得数据!不要猜测!


D1-团队

•1A  组建团队是问题解决过程的开始

•1B–团队成员在问题解决过程的最后签名

•PSD文件体现的是过程,而不是一次会议

  –PDCA(Plan-Do-Check-Act)式的问题解决

  –它是个过程,不是一个单独的事件

  –使用PSD夹子来记录整个的过程

  –当问题解决后–认可团队和他们的付出的努力!


D2-问题趋势

•通过趋势图,可以追溯缺陷的发生

•缺陷发现之前、之中、之后的图表数据


D3-遏制

•当发现问题时,采取遏制措施是很重要的

•记录所用的遏制措施及它们是如何有效地防止“遗漏”的


D4-鱼骨图

•思考问题的现象

•思考如果问题一直发生到客户那里(内部或外部客户)

•头脑风暴一切可能原因-选出三个最有可能的原因


D5–永久纠正措施

•第5步与第6步要结合起来

•遏制即立即采取措施,以防止对下游工序造成影响

•永久性措施是为了消除根本原因


D6–实施和验证

•验证—如果问题再次发生时,采取的措施能防止此类情况发生,已确定其准确性(验证) 

•确认—如果问题再次发生时,在正常条件下,采取的措施每次都能完全防止该问题的发生也就证明了其有效性。


D7–预防

•通过学到的知识,防止类似问题在其他,类似的区域再发生

•如果存在这种潜在的可能,要在缺陷在别处发生之前主动采取对策

•参阅所有涉及该问题的文件

   –DFMEA–PFMEA–质量警示–控制计划–过程流程图

•实施对策后,要用取得的新数据来更新所有文件(如PFMEA中,相关的优先序号就予更改)


D8–追溯及关闭

•8D文件夹记录了整个流程。召开追踪会议,验证需要时间

•实施了永久性措施,并在30天后加以确认,方可关闭问题


4运用7种质量工具,解决问题


•描述七大质量工具

•应用七大质量工具来收集和分析数据

•使用七大质量工具于问题解决过程中,以支持问题解决


1、检查表

(1)属性数据检查表

–有/无–是/否

(2)可变数据检查表

–多少–多久

(3)位置数据检查表

–它在哪里–发生在哪里–图片


2、趋势图


3、Pareto帕雷托图


4、鱼刺图(因果图)


5、直方图


6、散点图


7、控制图


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