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【啊哈职场课堂】——这样使用会议室白板更显你专业

啊哈黑板报 2020-11-29 10:46:36

作为会议主持人,我们要经常使用工具来表现,白板就是目前最常见的工具之一。如何利用好白板,使用白板时应该注意到什么?这个问题可能大家都觉得没什么大不了的,其实,如何让白板的书写版面精益求精,给自己主持的会议加分,让会议效果发挥更好的效益,恐怕就少有人有丰富的经验了。

  首先从白板的使用说起

  一、商务活动中最为流行的白板

  

  白板是人们公认的在可视化工作法中作为记录载体而使用的工具,在大多数的会议室和办公室中都备有白板。

  但是,尽管备有白板却没有人使用。如果你公司的白板也没有人使用,那你一定要成为第一人,将会议中使用白板的习惯推广起来。

  白板的最大优点在于可以“擦掉,重新再来”。即能够反复修改。

  使用白板来记录会议的时候,请利用这个优点。犹豫应不应该记录这个意见的时候,可以先写上去。之后,回顾主题,如果觉得不重要,再擦掉也无妨。随着讨论进一步的深入,遇到“这个意见和这里的意见是同样类型”的情况,可以擦掉一处,将另一处的意见加以完善,实时地进行归纳总结。 

  二、准备3种颜色的白板专用笔

  准备黑色红色蓝色三种颜色的白板专用笔就好。另外,有条件的话,可以准备有粗细两种笔尖的笔。题目和决定性事项用粗体字强调,方便大家看清楚。

  三、做好事前调查以及提前准备好应对突发情况的紧急方案

  首先,人们往往认为所有的会场都备有白板,结果忽略了事先的确认工作。到了会场才发现没有白板,大家难道没有过这样的尴尬吗?如果是第一次使用的会场,一定要提前确认清楚是否备有白板。

  其次,经常发生白板笔没有墨水,或者笔不好用的情况。这是谁都可能经历过的“墨菲定理”。为了避免这样的尴尬,最好常备黑色和红色的白板笔(有条件的话,可再准备一根蓝色的笔)。

  四、一块白板改变了会议

  如果平时开会的地方没有白板,那么请从购买一块白板开始

  五、版面设计要精益求精

  1.构思版面设计

  1)版面设计的好坏决定着美观程度

  一开始就干劲十足地进行记录当然好,但是写着写着会发现空间不够,就不得不擦掉已经记录的内容。反之,一味地注意节省空间用小字书写的话,不但字体窄小看不清楚,会议结束时还会剩下大片的空间。或者,写清了必要的各个项目,但纵观全体,平衡感不强,看上去难以分辨轻重。大家有没有过类似的经验呢?这是因为没有合理布局而产生的问题。依照讨论的丰富程度和状况,事先考虑好应该“如何灵活安排整体空间”,并有效地利用有限的空间。下面介绍几种方便在可视化工作法中使用的排版布局。

  (2)空间的确保

  版面设计的好坏很大程度上取决于会议前的设计。重点在于要确定所需空间的大小,即空间设计。说得夸张一些,只要空间设计恰当,后面的工作怎么都能完成。

  3)版面设计

  需要事先制定好空间使用的战略和设计版面。

  ①使会议流程清晰易懂的“目录型”;

  ②自由奔放的拓展思路的“曼陀罗型”;

  ③少有遗漏的“图表型”。

  大部分的会议记录都可以用上述3种形式记录。

  2.分配空间的同时,脑海里要时刻浮现版面的全貌

  即使预先认真地设计好了空间和版面布局,会议却怎么也无法按照设想的那样进行。讨论出乎意料得热烈,准备好的空间不够用;或是提不出一点儿意见,空间过分的剩余。我们可以一边记录一边进行版面调整。要记录的东西比预想的多,就加强归纳的力度,改写小号文字,紧凑地使用空间。反之,要记录的内容少的话,就把细小的意见也一并捡起,或是加入插画,充分地使用空间。为了让完成效果达到最佳,记录时一定要在脑海中有意识地设计着完成效果图,随时调整空间结构。

  六、版面设计的技巧

  1.用心设计具备安定感的版面

  标题、标注、边线、图解和插画等是能带给人视觉感受的要素。可以说这些视觉要素是否对称决定着整体画面是否平衡。人类的眼睛往往将面积大、颜色深的看成要素,而轻视那些面积小、颜色浅的部分。如同天秤一般从视觉上衡量着重量和距离,判断平衡与否。

  2.注意视线的流动和空白处

  视线的流动和平衡同样重要。要根据读者自上而下、由左到右视线流动的自然规律,用心安排标题和重点项目的位置。不然的话会出现读者视线忽左忽右,不知往哪里看好的混乱状况。请站在读者的角度,细心设计美观易懂的版面。    

  3.书写方法与版面布局不同留给人的印象也不同

  版面设计的最后是控制大家对所记录内容的印象,实际上,一边记录一边考虑使用何种方法是非常困难的,请事前准备好想要运用的战术。

  

  

  以上介绍的白板使用注意事项和版面设计技巧学会了吗,大家消化消化,小编先介绍到这里,下期我们接着聊……


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