【啊哈职场课堂】——这样使用会议室白板更显你专业

作为会议主持人，我们要经常使用工具来表现，白板就是目前最常见的工具之一。如何利用好白板，使用白板时应该注意到什么？这个问题可能大家都觉得没什么大不了的，其实，如何让白板的书写版面精益求精，给自己主持的会议加分，让会议效果发挥更好的效益，恐怕就少有人有丰富的经验了。

　　首先从白板的使用说起

　　一、商务活动中最为流行的白板

　　

　　白板是人们公认的在可视化工作法中作为记录载体而使用的工具，在大多数的会议室和办公室中都备有白板。

　　但是，尽管备有白板却没有人使用。如果你公司的白板也没有人使用，那你一定要成为第一人，将会议中使用白板的习惯推广起来。

　　白板的最大优点在于可以“擦掉，重新再来”。即能够反复修改。

　　使用白板来记录会议的时候，请利用这个优点。犹豫应不应该记录这个意见的时候，可以先写上去。之后，回顾主题，如果觉得不重要，再擦掉也无妨。随着讨论进一步的深入，遇到“这个意见和这里的意见是同样类型”的情况，可以擦掉一处，将另一处的意见加以完善，实时地进行归纳总结。 

　　二、准备3种颜色的白板专用笔

　　准备黑色、红色、蓝色三种颜色的白板专用笔就好。另外，有条件的话，可以准备有粗细两种笔尖的笔。题目和决定性事项用粗体字强调，方便大家看清楚。

　　三、做好事前调查以及提前准备好应对突发情况的紧急方案

　　首先，人们往往认为所有的会场都备有白板，结果忽略了事先的确认工作。到了会场才发现没有白板，大家难道没有过这样的尴尬吗？如果是第一次使用的会场，一定要提前确认清楚是否备有白板。

　　其次，经常发生白板笔没有墨水，或者笔不好用的情况。这是谁都可能经历过的“墨菲定理”。为了避免这样的尴尬，最好常备黑色和红色的白板笔（有条件的话，可再准备一根蓝色的笔）。

　　四、一块白板改变了会议

　　如果平时开会的地方没有白板，那么请从购买一块白板开始

　　五、版面设计要精益求精

　　1.构思版面设计

　　（1）版面设计的好坏决定着美观程度

　　一开始就干劲十足地进行记录当然好，但是写着写着会发现空间不够，就不得不擦掉已经记录的内容。反之，一味地注意节省空间用小字书写的话，不但字体窄小看不清楚，会议结束时还会剩下大片的空间。或者，写清了必要的各个项目，但纵观全体，平衡感不强，看上去难以分辨轻重。大家有没有过类似的经验呢？这是因为没有合理布局而产生的问题。依照讨论的丰富程度和状况，事先考虑好应该“如何灵活安排整体空间”，并有效地利用有限的空间。下面介绍几种方便在可视化工作法中使用的排版布局。

　　（2）空间的确保

　　版面设计的好坏很大程度上取决于会议前的设计。重点在于要确定所需空间的大小，即空间设计。说得夸张一些，只要空间设计恰当，后面的工作怎么都能完成。

　　（3）版面设计

　　需要事先制定好空间使用的战略和设计版面。

　　①使会议流程清晰易懂的“目录型”；

　　②自由奔放的拓展思路的“曼陀罗型”；

　　③少有遗漏的“图表型”。

　　大部分的会议记录都可以用上述3种形式记录。

　　2.分配空间的同时，脑海里要时刻浮现版面的全貌

　　即使预先认真地设计好了空间和版面布局，会议却怎么也无法按照设想的那样进行。讨论出乎意料得热烈，准备好的空间不够用；或是提不出一点儿意见，空间过分的剩余。我们可以一边记录一边进行版面调整。要记录的东西比预想的多，就加强归纳的力度，改写小号文字，紧凑地使用空间。反之，要记录的内容少的话，就把细小的意见也一并捡起，或是加入插画，充分地使用空间。为了让完成效果达到最佳，记录时一定要在脑海中有意识地设计着完成效果图，随时调整空间结构。

　　六、版面设计的技巧

　　1.用心设计具备安定感的版面

　　标题、标注、边线、图解和插画等是能带给人视觉感受的要素。可以说这些视觉要素是否对称决定着整体画面是否平衡。人类的眼睛往往将面积大、颜色深的看成要素，而轻视那些面积小、颜色浅的部分。如同天秤一般从视觉上衡量着重量和距离，判断平衡与否。

　　2.注意视线的流动和空白处

　　视线的流动和平衡同样重要。要根据读者自上而下、由左到右视线流动的自然规律，用心安排标题和重点项目的位置。不然的话会出现读者视线忽左忽右，不知往哪里看好的混乱状况。请站在读者的角度，细心设计美观易懂的版面。    

　　3.书写方法与版面布局不同留给人的印象也不同

　　版面设计的最后是控制大家对所记录内容的印象，实际上，一边记录一边考虑使用何种方法是非常困难的，请事前准备好想要运用的战术。

　　

　　

　　以上介绍的白板使用注意事项和版面设计技巧学会了吗，大家消化消化，小编先介绍到这里，下期我们接着聊……