《华为高效工作法》(11)追踪法则:追踪并分析时间使用状况

追踪法则：追踪并分析时间使用状况

任正非曾提出这样一个时间概念：在时间的有效运用上，最大的敌人往往是自己。

事实的确如此，想要成为一个高效的工作者，首先应客观地衡量自己运用时间的方式——自己的时间使用状况。华为特聘的美国著名时间管理专家皮斯尔·南希先生认为：“几乎所有记录时间使用状况的人对自己的时间使用方式都会产生惊奇的发现，这种对时间使用情况的追踪于他们是大有裨益的，为了节省时间而花费少量时间去追踪时间的使用情况，是明智之举。”

显然，华为人十分推崇这种可以追踪时间的法则：追踪并分析时间使用状况。

1、使用列表来记录每天的时间开销。

习惯使用电脑工作的人都清楚：当电脑突然出现一个耗费内存的线程，将CPU占用率提高到100%，这时候电脑死机……

这时，我们挽救的方法是什么呢？采用Reset按钮。

然而，在工作中出现一个耗费内存的线程时，我们却无法设计一个Reset按钮。

那么我们该怎么办呢？华为高效工作者用他们的具体实践告诉我们最好的方式是做好预防。

在华为，员工发现一个很好的方法，即使用列表来记录每天的时间开销，作为分析时间使用情况的依据。运用列表工具的过程中，可使用以下6种方法：

（1）选择一个最得心应手的列表工具。

根据需要及个人习惯，选择最得心应手的记录工具，如下。

①纸笔：最原始、最方便的工具，它们也是一种记录时间开销比较习惯、方便的方式。

②免费记录软件：将免费记录软件（3M  Post-it Notes Lite、备忘录等）下载到笔记本电脑、智能手机中，随时记录时间开销。

③电子笔：用电子笔“Logitech  io”来录入笔记本等纸面上书写的文字。

（2）列表要符合自己的使用习惯。

追踪时间，记录列表的目标对象是自己，因此，这个列表不需要太过工整，只要自己能看懂就可以。

在华为，很多员工都能熟练地运用各种符号，比如缩写、箭头、线条、对好、叉号以及各种各样的符号……以最简便的方式来记录，除非有必要，否则他们不会再花时间重新整理自己的列表。

（3）随手可及的列表和列表工具。

做列表时，他们可能使用铅笔、圆珠笔、钢笔或签字笔等，也可能使用任何一个本子上的某一页纸、使用专门的便签本，或在墙壁的白板上写……但是，那个列表一定是随手可及的。

如果一天都在办公室，那么，他们便会在办公桌上贴便签纸，或将列表放在抬头可见的白板上。

如果一天要做的工作几乎都在电脑上完成，那么，他们会选择在电脑屏幕上做好便签标注。如果在外面工作，则会选择记录在随身携带的小本上。

（4）确定最重要的任务。

判断一件事是否重要的标准只有一个——是否对目标的实现有益。那么，如何判断一个任务是否紧急呢？对此，华为的员工有一套自己的方法：他们只需将自己认为紧急的任务延迟一段时间再处理，就会明白那些任务实际上都没有那么紧急，也会更加明确真正对目标实现有帮助的、最重要的任务到底是哪个。

（5）制作下一阶段任务列表。

除非万不得已，不然华为人不会在任务完成之前中途更改列表中的项目，他们的做法是启用下一阶段任务列表，将新想法记录下来，然后马上回到当前的任务列表前，专注于当前应该完成的任务。如此，在当前的任务完成后，下一阶段的任务列表上就已经有相当数量啊的、具体待处理事项。

2、诊断自己的时间管理能力。

听过上述多种方法来列出时间开销清单之后，华为人即可用这份信息来诊断自己的时间管理能力。在华为时间管理培训课程中，培训师也会要求员工根据《时间管理能力诊断表》来诊断自己的时间管理能力，如表2-1（每个问题后面答案都有三个选项——“总是”“经常”“很少”）：

表2-1 华为时间管理能力诊断表

在这个自我诊断过程中，如果回答“总是”“经常”的频率高于“很少”的频率，那么他们就可以给自己的时间管理能力开张“工作效率偏低”的诊断书。而接下来，他们要做的就是，进行良好的自我时间规划，以提高时间利用率，

很多人并不了解自己，逃避现实似乎比观察及解释自己的行为更容易。面对自己并客观地了解自己对时间的使用情况，需要巨大的勇气。倘若我们能花一点点时间来客观地了解自己的时间使用情况，我们将发现这是一种极为有益的经验。