【管理锦囊】你会开会吗?

早开会晚开会，早晚开会。这是每个企业管理人员的都要面对的日常管理工作，夸张一点的说法：“每个企业管理人员不是在开会或开会的路上、就是在准备会议资料的过程中。”虽不能完全代表实情，但也能部分反映管理人员的日常工作。会议效率的提升对日常管理工作的展开起着极大的关键作用

联想是这样提升会议效率的，将所有的板凳取消，大家都站着开会，据说效率得到了极大的提升。也有的取消了椅子的靠背，据说效果也不错。但此种种决策真的找到了提升会议绩效的核心么？我看不一定，为了弄清楚这个问题，我们先来看看开会的目的到的是什么？

开会一般不超过三个目的：一个是检讨部门的业绩指标（DPI&KPI），看那些没有达成，请相关部门提供改善方法和意见，并请与会者提供改善意见和建议，并在会议上达成共识，请责任单位改善；另一个是宣布公司规定，并请与会人员提供意见，以便达成共识；最后一种是因为一个专案展开讨论，请与会人员提供意见，并讨论以找到问题的解决办法，并达成共识，展开行动。无论是哪一种目的召开会议，都希望与会者畅所欲言，展开批评和自我批评，透过激烈而又成效的讨论达成共识，这就是行之有效的会议。

然而管理者对会议的印象是怎样的呢？一般的场景是主持人在会议上口若悬河、唾沫横飞的纵谈古今、挥斥方遒，下面的人呢？有打瞌睡的、有看手机的、有窃窃私语的、还有开小差的等等诸如此类的各种表现。为什么会这样呢？从人性的角度，当需要我们发言的时候，我们存在如下的一些现状：

强势的主持风格让你惧怕、害羞，害怕出错的心态导致三缄其口；反对的意见或不同的见解因害怕得罪人而愿当和事老；不关己事高高挂起的等等诸如此类的。**处事的特点就是追求快乐，逃避痛苦。只要我的脑海中浮现上述一种情况，多说多错，少说少错，不说不错这种乌龟心理就会迅速在脑域中夺得统治地位，表现出来的行动就是不再开口，奋笔疾书，装作一副好好聆听领导的教诲，认认真真学习的好好先生的形象。哪管它暴风骤雨，我自闲庭信步。

当然，如果会议开成这样了，不但效率体现不出来，反而产生了极大的成本浪费。这是在企业管理中极不能容忍的事情，毕竟企业或企业家不降低成本、维持利润、不赚钱、就是犯罪（引用的观点），那如何让会议高效起来呢？俗话说理论指导实践，我们先从管理的四大基本原则：重点管理原则、事实管理原则、数据化管理原则、目视化管理原则。视乎是只有目视化管理原则才能指导一个高效的会议召开。

俗话说，不怕不识货，就怕货比货，目视化的基本原则倒是符合中国的传统观念，如果将在会议中的问题点和各位与会人员的建议一一罗列，是否可以将会议的参与度和气氛带到一定的程度，而形成的改善方案对工作的指导有着极大的帮助呢？

其实这种方法已经有了公司在采用，全球著名的软件公司Microsoft就将会议室的墙面改为玻璃幕墙，所有的会议讨论到一一记录在案（管理学中常提到的一句话：没有记录就没有发生），并与会人员针对各自的立场和观念做一一发言，大家就所有与会议主题相关的意见作一一陈列，形成会而必议、议而必决，会后诀而必行、行而必果正向循环，从而形成了高效的Microsoft的会议模式，助推了微软成为世界一流的公司。

其实为什么将会议视觉化后会产生这么好的效果呢，无他，唯人性而，如果要我随便说说的时候，并不用负责任，我的意见要么跑题，要么毫无建设性；如果没有压力一定要我发言。我会选择三缄其口，因为说得多，错的多；但是将你的建议和发言形成目视化的记录时，议题被聚焦，不发言或者瞎发言会被视作一种无能的表现。这时候的与会者会将注意力放在议题上，积极开动思维的脑筋，而有可能找到可能的解决方案。左图可以有效的阐述以上的观点。

如果想提升你的会议效果，形成会而必议、议而必决、决而必行、行而必果的会议循环机制，可以试试看，将会议室的墙面全部改为玻璃幕墙，再不济用用你的看板和白板笔，将会议的共享度和参与度大大提升，从而迅速提升你的会议绩效，让会议不再成为负担，让沟通变成通途。

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