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累死你的不是工作,而是工作方法

食府记 2020-09-19 07:56:35

企业的经营之道
每晚8点,携手共进,一起成长!


作者| 木沐   首发于 | 职场木沐说(ID: mumushuo2017)


人在职场,每天有如陀螺般忙得转个不停,大家抱怨着工作苦,工作累,工作辛苦没的睡。


但是仔细思量,如此这般,到底是工作量太大?老板太苛刻?还是自己效率低,工作方法有问题?


也许大多数情况下是因为我们没有学会如何聪明地做事,掌握对的工作方法,才让自己每天累得半死。


我特意整理了如下15种可以优化工作流程和提高效率的方法,帮助你更高效轻松地完成工作。



1


做日/周工作计划

并经常回顾


不管你习惯用PPT,Excel或是其他办公软件,一定得给自己制定个日/周工作计划,包括上周工作进展和本周工作计划。


针对每一项工作或任务,都要详细标注开始和截止时间,交付物是什么,需要对接的有哪些部门和同事,有什么样的KPI等等。


这样方便自己定期回顾任务的状态,是待开始,进行中,延误还是取消,有利于自己针对不同情况采取下一步措施。



2


会议前的高效准备


参加会议时,我经常看到一些人匆忙坐下,一脸茫然地看着主持人,被问到项目进展,支支吾吾,一看就是没有什么准备。


为了避免这种尴尬局面,需要提前做这些准备:


提前看看会议日程,和自己相关的部分主要涉及什么话题;


是否需要对上次未完成事项进行更新;


是否需要提前搜集和准备数据,资料及文件;


是否需要提前听取有关部门意见等等。



3


学会判断

任务优先级


每天手头的工作很多,既有正在进行中的,也有被领导和同事临时甩过来的,如果不分轻重缓急,就会感觉毫无头绪,倍感焦虑。


因此需要学会根据这样两个维度判断任务的先后顺序。即:


重要性(重要vs.不重要 );紧迫性(紧急vs.不紧急)


根据这两个维度可以划分出4个象限,将待办事项依次放入4个象限,就可以清晰判断出,紧急而重要的事情一定是最有优先级,需要马上处理的。



4


多种沟通渠道并用

而不是单纯依赖于邮件


电子邮件俨然已经成为企业内部交流和沟通的基本和重要工具。发送文件,会议通知,讨论问题,汇报工作无一例外都是通过邮件完成。


但如果此时你完全依赖邮件一个沟通渠道,会发现有时真的会坏事,尤其重要或紧急的工作。


因为邮件不是即时通讯系统,人们不是随时在线或者随时可以回应的,比如会议中或外出时间,就无法做到随时回复。


所以如遇紧急重大问题或通知,一定记得打电话反复确认,确保万无一失。



5


未完成事项提醒


有的人非常喜欢将“告示贴”(或叫“口水贴”)贴在工位搁板上,上面写满了待办事项或需要特别提醒或关注的事项。这的确是个很好的办法。


小小一块贴纸,记录了事项的重点,比如时间,电话,找谁。醒目地提醒和督促你这件事情还没完成,需要赶紧搞定,因为你肯定接受不了一张贴纸在那里好几天都岿然不动。


一旦完成,你就可以放心大胆地撕下去。然后将新的待办重要事项贴上去,颇有成就感。


6


先梳理一天工作内容


为了避免自己一天忙得昏天黑地,在早上刚到办公室,头脑清醒的时候,将自己的日历(或者电子日历)打开,看看今天的主要工作内容有哪些,然后根据优先级分配自己的工作时间和精力。


这样就可以让自己做到心中有数,不仅不会遗漏重要工作,还会容易把控节奏,自信满满迎接新一天。



7


番茄工作法


就是选择一个待完成的任务,将番茄时间设为25分钟,专注工作,中途不允许做任何与该任务无关的事,直到番茄时钟响起,然后在纸上画一个X短暂休息一下(5分钟就行),每4个番茄时段多休息一会儿。


这样我们就会比较容易专注在工作本身,而不容易走神或下意识地刷手机。因为人的注意力一旦被打断,重新开始回到之前的状态需要花费更长的时间。


8


将本周或下周待开会议

提前发出邀请


很多人习惯临时抱佛脚,突然发出邀请召集同事开会,这么做通常效果很差,因为没有提前预约,同事要么在出差,要么这个时间段已经被占用。


因此,如果不是特别紧急的会议,最好提前一周就发出会议邀请,提前将被邀请人的时间固定,也方便他人在空闲时间段安排其他工作。


另外发完会议邀请也不是万事大吉,你需要在会议提前1~2天发个邮件提醒,以确保大家准时出席会议而没有遗忘或发生时间冲突。



9


提高打字速度


这点特别容易被忽视。我们有时写报告或邮件感觉花费时间太多,可能就是因为打字速度太慢。


学会盲打而不是边看键盘边找字母,不论拼音还是五笔输入法,都会大大提高文字输入效率,帮你节省不少时间。


如必要可以专门花一段时间练习如何提高速度,这真是一劳永逸的事,值得投入时间练习。



10


办公桌

整洁有序


将自己的办公桌收拾得整洁有序,可以帮我们很快找到需要的资料或文件,而不是在用到的时候毫无头绪,翻来翻去。


除此以外,在一个杂乱不堪的环境下工作,人的心情也会不自觉变得焦躁不安,哪还能谈得上效率和质量。



11


充分利用午餐时间

进行社交


现代人时间宝贵,不愿过多占用私人时间进比如晚上或周末行社交,那么充分利用工作午餐时间和同事联络感情就变得重要而便捷了。


尽量多和兄弟部门以及跨部门同事一起用餐,可以聊些轻松话题,顺便谈下项目进展,彼此如何更好地配合,就显得顺理成章。


经常一个人午餐或者只和要好的几个同事午餐,只是单纯完成了吃饭这个任务,而没有赋予任何社交意义,实属可惜。



12


善于“偷师”学艺


公司不等于学校,没有人像老师那样有义务教你如何工作,如何更好地工作。


这时我们就需要有一双善于发现的眼睛和机灵的头脑,看到别人受到认可和表扬,就要仔细揣摩和观察,看看人家到底哪里做得好,怎么做得好的。


有心人可以将对方报告或文件好好拆解,学习人家如何设计框架,提炼要点,组织素材和推导结论的。



13


集中时间

回复邮件


如果随时在线回复每一封邮件,就会将自己的注意力切割,无法集中做好一件事。不是所有邮件都需要你秒回,如果真的非常紧急,相信对方一定会打电话或者直接找你。


因此可以隔一段时间集中处理和回复邮件,这样不仅效率高,还避免了不断被新进来的邮件打断手头的工作。



14


多跟领导沟通

确认需求


在公司中我们的的汇报对象是直线经理,我们的工作是否得到认可主要取决于领导。


因此我们需要听清楚领导布置的任务,ta的要求和期望是什么,需要什么时间完成等等,只有确认好领导的需求,我们的工作才有方向,才能有的放矢。


在最终完成任务时才不会发生南辕北辙,吃力不讨好的情形。



15


同事经常向同事

表达谢意


虽然很多时候,同事帮你完成的某项工作是ta份内之事,但是一定记得及时表达感谢,不论通过邮件还是当面致谢,最好当着其领导的面表达谢意。


这样不仅可以让对方感觉你人很客气,nice,以后更愿意帮你,另一方面在领导面前提出表扬,进一步加深了你和同事的感情联络,有利于未来的工作开展。


这些工作方法都是我在实践中提炼总结出来的,超级高效实用,如果你还没有掌握或者运用,那么不如先从其中几项容易的开始着手应用。


萧伯纳曾经说过:


世界上只有两种物质:高效率和低效率;世界上只有两种人:高效率的人和低效率的人。


让我们努力成为高效率的人吧。



PS:

蔡崇信:我为什么敢放弃 580 万年薪,拿月薪 500 跟马云创业? 

作者 l 粥左罗   

来源 l 粥左罗(ID:fangdushe520)


01

那个放弃580万年薪去创业的年轻人

后来怎么样了?


那个放弃580万年薪,加入月薪500创业公司的年轻人,后来怎么样了?


后来,他身价数百亿,成为阿里巴巴当之无愧的二号人物。


他叫蔡崇信,行事低调,极少抛头露面,几乎不接受媒体采访,被成为马云背后的男人——阿里巴巴的隐形英雄。


蔡崇信对马云有多重要?


阿里上市前董事会有四个席位,其中一个就是蔡崇信;阿里的合伙人制度中,只有两个是永久合伙人,一个是马云,另一个就是蔡崇信。


马云自己说过,能取得今天的成就,最感谢 4 个人——孙正义、杨致远、金庸、蔡崇信,如果非得选一个最感谢的,那就是蔡崇信。


如果让马云选三个最信任的人,其中肯定有蔡崇信,如果只选一个,恐怕也还是蔡崇信。



蔡崇信和马云都生于1964年,除此之外,两人从家世、学历到个性,几乎没有一样相同,甚至南辕北辙,可以说俩人原本并不是同一个世界的人。


后来一起缔造阿里帝国的俩人是如何结缘的?


蔡崇信,祖籍浙江省湖州,1964年出生于台湾,1990年拿到耶鲁法学院法学博士学位。


从耶鲁毕业后,蔡崇信先是在纽约做税务律师,三年后进入私募股权行业,1995年开始为总部设在瑞典的AB投资公司工作,主要负责该公司亚洲私募股本业务,年薪70万美金。


时间来到1999年5月,蔡崇信第一次见到马云。


原本蔡崇信是代表AB投资公司去看要不要投资马云的,结果去到杭州才发现,马云连公司都还没有,只有个运行了几个月的网站。


不过,这次见面,蔡崇信对马云一见钟情。


第一次参观阿里,他被眼前的情景惊呆了:黑压压坐着20多人,地上满是床单,一群着了魔一样的年轻人在那里喊叫着、欢笑着,翻佛一个吃大锅饭的大家庭。


蔡崇信很喜欢这种氛围,也佩服马云从中展示的领袖魅力。


创立阿里前,马云已经有过三次创业经历,都算不上成功。1999年创立阿里时,他已经35岁,算是高龄创业者了。


但蔡崇信发现,马云的眼睛里还都是大梦想,谈论的都是伟大愿景,而不是商业模式、赚钱盈利或者其他业务上的东西。对一个屡战屡败的创业者来说,这非常难得。


马云给蔡崇信留下了深刻的印象,他动了加入阿里的心思。


1999年末,蔡崇信再次来到杭州,并带上了他怀孕的妻子。从湖畔花园谈完事情后,他们一起西湖泛舟。这是一次改变两人命运的旅行。


△蔡崇信和妻子


蔡崇信在船上突然对马云说:“你要成立公司,要融资,我懂财务和法律,我可以加入公司帮你做”。


马云听到后差点掉到湖里,他不敢相信:“你再想一想,我付不起你那么高的薪水,我这里一个月只有 500 块工资。”



蔡崇信很坚定:“我已经想好了,我就是想加入创业公司,跟一批人共事。”


蔡崇信的妻子有孕在身,也不希望他折腾换工作,但她对马云说:“如果我不同意他加入阿里巴巴,他一辈子都不会原谅我的。”


当时蔡崇信的收入,用马云开玩笑的话就是:蔡崇信可以买下十几个当时的阿里巴巴。


这就是魄力和远见,蔡崇信脱下名牌西装,卷起袖子加入了这家让人沸腾的创业公司。



02

蔡崇信是如何成为马云背后的男人的?


蔡崇信加入阿里之后做了哪些重要贡献?


若以现在资本市场的标准看,当时阿里恐怕只能用“一片荒芜”来形容,别说没有制度、标准,就连最简单的公司登记都没有。


蔡崇信加入后,把阿里员工集合在一起,在杭州湿热的夏夜里,拿着一块小白板,挥汗如雨地从最基本的“股份”、“股东权益”开始教起,接着又帮创始的“十八罗汉”,准备了18份完全符合国际惯例的英文合同,上面明确了每个人的股权和义务,合同做的滴水不漏。


从这一刻开始,阿里巴巴这家“公司”,才有了最粗略的雏形。


紧接着就是蔡崇信加入阿里后最艰巨的任务——帮马云找钱。


蔡崇信加入前,马云进行过 37 次融资尝试,无一例外的失败了,外界不相信马云的梦想,甚至说他们不相信马云这个人。这也不奇怪,有哪家风投会投已加尚未进行工商注册、创始人没有成功创业经历、讲话还特别忽悠满口大词的公司。


那时候,马云早期筹资的 50 万元也几乎耗尽,连 500 元的工资都快发不出来了,公司尚未诞生就陷入绝境。


同时,2000 年前后,网络泡沫折损了一堆网络公司,融资难度非常大。


蔡崇信一共帮马云做过 4 次重要增资,每一次,都让阿里脱胎换骨。


第一次增资,1999 年 8 月。蔡崇信有位台湾好友刚好是高盛香港地区的投资经理,正要对中国互联网行业进行一次尝试性投资,蔡崇信敏锐的抓住了这个机会,说服这个好友投资阿里。


由于有蔡崇信背书,外界对阿里的信任大增,该投资于当年 10 月敲定,高盛领衔一众机构向阿里投资 500 万美元,其中就包括蔡崇信的老东家 AB投资公司。


这次融资意义重大,它既让阿里有了继续发展的资金,也得到了投行巨头高盛的背书。


第二次增资是 2000 年,也是难度最高的一次。阿里巴巴要增资 2500 万美元。当时正值网络泡沫,网络公司血流成河,不知倒了多少家,阿里巴巴的状况当然也好不到哪里去。


这一次,蔡崇信找上了日本软银的孙正义。


孙正义第一次听了马云 6 分钟的演讲后,完全没有对阿里进行实地考察的情况下,就决定向阿里巴巴注资 4000 万美元,但是他要求占有公司 49% 的股份。


马云与蔡崇信赴日本与孙正义面对面做了一轮谈判,孙正义再次坚持 4000 万美元。


马云听完出价后心潮澎湃,觉得应该是这样了,但蔡崇信说 NO,吓了孙正义一跳,最后调整为 3000 万美元。之后,蔡崇信又说了一次 NO,最终让孙正义同意只投 2000 万美元。


如果那个时候要 4000 万美元的话,阿里巴巴的股份会被稀释更多。不仅如此,蔡崇信调整融资额度对阿里巴巴的格局是有利的,这一点,作为创业者马云的经验肯定是不如资本市场有运作经验的蔡崇信的。



这一仗,蔡崇信帮阿里巴巴度过最危险的难关。软银的资金到位后没多久,美国科技股就因网络泡沫,从高点崩落,许多电子商务公司都在这波熊市中灭顶,惟独资金在手的阿里巴巴,有惊无险挺过这场世纪风暴。


第三次增资是2004年2月。蔡崇信帮阿里拿到软银、富达投资、GGV共计8200万美元的投资。


第四次是2005年8月,阿里收购雅虎中国。雅虎投入10亿美元现金和雅虎中国价值7亿美金的资产获得阿里40%的股份。这之后,阿里不仅有充足的资源,建构“淘宝网”,也因合并雅虎中国,坐稳今天中国第一大电子商务的宝座。


马云的幸运在于,阿里事业开始发展的最早期就有了一个解决一切财务、法律疑问的守护神。


马云曾经在《赢在中国》节目中这样夸赞蔡崇信:


“像蔡崇信这样的人不可能在公司内部培养出来,只能从公司外部找,但多半公司找的时候已经是快要上市了,他们来的目的就是准备上市。而前期创业者把该犯的错误已全部犯过了,也付出了惨重的代价,而有些投资上的错误根本不可逆。”



03

1999年的蔡崇信为什么敢这样冒险?


可以说,1999 年蔡崇信那个冒险的决定,改变了阿里的命运,改变了马云的命运,当然,也改变了自己的命运。


问题来了,蔡崇信当年为什么敢冒这个险?

这又给我们留下哪些启示?


根据蔡崇信的回答,我总结出两点。



蔡崇信说,他做事看人。


最初接触时,马云的一个举动让蔡崇信非常感动。


“我见过他们18个创始人,都是马云的学生,一群没出过国的人,但个个精力旺盛,龙精虎猛,感觉很奇特。我跟马云说,你把股东名单发我,我给你注册公司,马云就发来了传真,18个人都在上面。虽然他们都是马云的学生,但马云把他们看作创始人和伙伴。与同伴分享,这在创始人中可不常见,我就动心了。”


蔡崇信说:“跟谁干,跟人的感觉,有没有操守,品格如何,值不值得信任,有没有友情。如果觉得对方会照看你,你就有纵身一跃的勇气。我绝对相信人的因素。”


做事最重要的是,跟对人。


这一点我深有体会,曾经有个前辈跟我说过,你要追随你佩服的人,和他一起做事。如果你看不上你的领导或老板,你很难获得成功。



蔡崇信辞职加入阿里也并非一帆风顺,当时也是经历了一番“家族争执”。


蔡崇信家三代都是律师,他的父亲蔡中曾、祖父蔡六乘,是以国际法律事务见长的“常在法律事务所”创办人,早期在台湾律师界,“常在法律事务所”与“理律法律事务所”可说是台湾独占鳌头的两大律师楼。


蔡家政商实力深厚,根据“常在”早期的合伙人、现任华通律师事务所所长刘振玮表示,蔡崇信的祖父当年还曾经接受过上海黑帮教父杜月笙的法律咨询,地位可见一斑,来台后,也经常承接行政院等官方大型法律案件的委托;父亲蔡中曾则是台湾取得耶鲁大学法学博士的第一人,还担任耶鲁大学的校董。后来蔡崇信和父亲一样取得耶鲁法学博士学位,父子同样出自耶鲁名门,曾经是台湾法律界的一则佳话。


1999年,蔡崇信提出想加入阿里时,一向开朗民主、尊重孩子自由发展的蔡中曾也摇头反对,当时的阿里还是一家前途茫茫,“钱”景不知在哪的网络公司。蔡中曾问身边几位经常进出中国市场的好友,据说每位好友都投下“反对票”。


但最后,蔡崇信心意已决,父亲蔡中曾依然放手,让蔡崇信自己选择。就这样,蔡崇信上了马云的船。


蔡崇信有一套做选择的逻辑:

下行风险很小,上行收益很大,

这事儿就可以干。


“耶鲁法学院的学位是这世上少见的珍宝,在政府和商业世界里都很稀缺。换句话说,我去冒险,风险收益是不对称的(asymmetrical) ,下行风险(downside risk)很小,上行收益(upside benefit)可能很大。说到底,如果我去阿里巴巴干半年,公司不行了,我还是可以再回头去干税务律师或者做投资。”


我第一次看到蔡崇信这种选择逻辑时,如获至宝。


2018 年 3 月份,我辞去年薪 50 万副总裁的工作,开始创业。背后的逻辑是一样的,如果我失败了,大不了再找一份工作,拿到年薪 50 万并不困难。如果我成功了,肯定不仅仅是赚 50 万,而且我从此还开始真正拥有自己的事业。我还不到 30 岁,这时候不冒险什么时候冒险?


我背后的选择逻辑和蔡崇信一样,但是我没有抽象成方法论。蔡崇信提的这个特别好,我相信以后我们面临一些抉择时候,它都能辅助我们做出更好的判断。


一个人的一生命运,是其所有选择的叠加结果。人每时每刻都在做选择,但真正左右命运走向的,往往就是几个关键节点的选择。


然而,说到容易,做到很难。如果当年的阿里摆在你面前,你会像蔡崇信一样纵身一跃吗?



- END -



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