作者| 木沐 首发于 | 职场木沐说（ID: mumushuo2017）
人在职场，每天有如陀螺般忙得转个不停，大家抱怨着工作苦，工作累，工作辛苦没的睡。
但是仔细思量，如此这般，到底是工作量太大？老板太苛刻？还是自己效率低，工作方法有问题？
也许大多数情况下是因为我们没有学会如何聪明地做事，掌握对的工作方法，才让自己每天累得半死。
我特意整理了如下15种可以优化工作流程和提高效率的方法，帮助你更高效轻松地完成工作。
1
做日／周工作计划
并经常回顾
不管你习惯用PPT，Excel或是其他办公软件，一定得给自己制定个日／周工作计划，包括上周工作进展和本周工作计划。
针对每一项工作或任务，都要详细标注开始和截止时间，交付物是什么，需要对接的有哪些部门和同事，有什么样的KPI等等。
这样方便自己定期回顾任务的状态，是待开始，进行中，延误还是取消，有利于自己针对不同情况采取下一步措施。
2
会议前的高效准备
参加会议时，我经常看到一些人匆忙坐下，一脸茫然地看着主持人，被问到项目进展，支支吾吾，一看就是没有什么准备。
为了避免这种尴尬局面，需要提前做这些准备：
提前看看会议日程，和自己相关的部分主要涉及什么话题；
是否需要对上次未完成事项进行更新；
是否需要提前搜集和准备数据，资料及文件；
是否需要提前听取有关部门意见等等。
3
学会判断
任务优先级
每天手头的工作很多，既有正在进行中的，也有被领导和同事临时甩过来的，如果不分轻重缓急，就会感觉毫无头绪，倍感焦虑。
因此需要学会根据这样两个维度判断任务的先后顺序。即：
重要性（重要vs.不重要 ）；紧迫性（紧急vs.不紧急）
根据这两个维度可以划分出4个象限，将待办事项依次放入4个象限，就可以清晰判断出，紧急而重要的事情一定是最有优先级，需要马上处理的。
4
多种沟通渠道并用
而不是单纯依赖于邮件
电子邮件俨然已经成为企业内部交流和沟通的基本和重要工具。发送文件，会议通知，讨论问题，汇报工作无一例外都是通过邮件完成。
但如果此时你完全依赖邮件一个沟通渠道，会发现有时真的会坏事，尤其重要或紧急的工作。
因为邮件不是即时通讯系统，人们不是随时在线或者随时可以回应的，比如会议中或外出时间，就无法做到随时回复。
所以如遇紧急重大问题或通知，一定记得打电话反复确认，确保万无一失。
5
未完成事项提醒
有的人非常喜欢将“告示贴”（或叫“口水贴”）贴在工位搁板上，上面写满了待办事项或需要特别提醒或关注的事项。这的确是个很好的办法。
小小一块贴纸，记录了事项的重点，比如时间，电话，找谁。醒目地提醒和督促你这件事情还没完成，需要赶紧搞定，因为你肯定接受不了一张贴纸在那里好几天都岿然不动。
一旦完成，你就可以放心大胆地撕下去。然后将新的待办重要事项贴上去，颇有成就感。
6
先梳理一天工作内容
为了避免自己一天忙得昏天黑地，在早上刚到办公室，头脑清醒的时候，将自己的日历（或者电子日历）打开，看看今天的主要工作内容有哪些，然后根据优先级分配自己的工作时间和精力。
这样就可以让自己做到心中有数，不仅不会遗漏重要工作，还会容易把控节奏，自信满满迎接新一天。
7
番茄工作法
就是选择一个待完成的任务，将番茄时间设为25分钟，专注工作，中途不允许做任何与该任务无关的事，直到番茄时钟响起，然后在纸上画一个X短暂休息一下（5分钟就行），每4个番茄时段多休息一会儿。
这样我们就会比较容易专注在工作本身，而不容易走神或下意识地刷手机。因为人的注意力一旦被打断，重新开始回到之前的状态需要花费更长的时间。
8
将本周或下周待开会议
提前发出邀请
很多人习惯临时抱佛脚，突然发出邀请召集同事开会，这么做通常效果很差，因为没有提前预约，同事要么在出差，要么这个时间段已经被占用。
因此，如果不是特别紧急的会议，最好提前一周就发出会议邀请，提前将被邀请人的时间固定，也方便他人在空闲时间段安排其他工作。
另外发完会议邀请也不是万事大吉，你需要在会议提前1～2天发个邮件提醒，以确保大家准时出席会议而没有遗忘或发生时间冲突。
9
提高打字速度
这点特别容易被忽视。我们有时写报告或邮件感觉花费时间太多，可能就是因为打字速度太慢。
学会盲打而不是边看键盘边找字母，不论拼音还是五笔输入法，都会大大提高文字输入效率，帮你节省不少时间。
如必要可以专门花一段时间练习如何提高速度，这真是一劳永逸的事，值得投入时间练习。
10
办公桌
整洁有序
将自己的办公桌收拾得整洁有序，可以帮我们很快找到需要的资料或文件，而不是在用到的时候毫无头绪，翻来翻去。
除此以外，在一个杂乱不堪的环境下工作，人的心情也会不自觉变得焦躁不安，哪还能谈得上效率和质量。
11
充分利用午餐时间
进行社交
现代人时间宝贵，不愿过多占用私人时间进比如晚上或周末行社交，那么充分利用工作午餐时间和同事联络感情就变得重要而便捷了。
尽量多和兄弟部门以及跨部门同事一起用餐，可以聊些轻松话题，顺便谈下项目进展，彼此如何更好地配合，就显得顺理成章。
经常一个人午餐或者只和要好的几个同事午餐，只是单纯完成了吃饭这个任务，而没有赋予任何社交意义，实属可惜。
12
善于“偷师”学艺
公司不等于学校，没有人像老师那样有义务教你如何工作，如何更好地工作。
这时我们就需要有一双善于发现的眼睛和机灵的头脑，看到别人受到认可和表扬，就要仔细揣摩和观察，看看人家到底哪里做得好，怎么做得好的。
有心人可以将对方报告或文件好好拆解，学习人家如何设计框架，提炼要点，组织素材和推导结论的。
13
集中时间
回复邮件
如果随时在线回复每一封邮件，就会将自己的注意力切割，无法集中做好一件事。不是所有邮件都需要你秒回，如果真的非常紧急，相信对方一定会打电话或者直接找你。
因此可以隔一段时间集中处理和回复邮件，这样不仅效率高，还避免了不断被新进来的邮件打断手头的工作。
14
多跟领导沟通
确认需求
在公司中我们的的汇报对象是直线经理，我们的工作是否得到认可主要取决于领导。
因此我们需要听清楚领导布置的任务，ta的要求和期望是什么，需要什么时间完成等等，只有确认好领导的需求，我们的工作才有方向，才能有的放矢。
在最终完成任务时才不会发生南辕北辙，吃力不讨好的情形。
15
同事经常向同事
表达谢意
虽然很多时候，同事帮你完成的某项工作是ta份内之事，但是一定记得及时表达感谢，不论通过邮件还是当面致谢，最好当着其领导的面表达谢意。
这样不仅可以让对方感觉你人很客气，nice，以后更愿意帮你，另一方面在领导面前提出表扬，进一步加深了你和同事的感情联络，有利于未来的工作开展。
这些工作方法都是我在实践中提炼总结出来的，超级高效实用，如果你还没有掌握或者运用，那么不如先从其中几项容易的开始着手应用。
萧伯纳曾经说过：
世界上只有两种物质：高效率和低效率；世界上只有两种人：高效率的人和低效率的人。
让我们努力成为高效率的人吧。
PS：
蔡崇信：我为什么敢放弃 580 万年薪，拿月薪 500 跟马云创业？
作者 l 粥左罗
来源 l 粥左罗（ID：fangdushe520）
01
那个放弃580万年薪去创业的年轻人
后来怎么样了？
那个放弃580万年薪，加入月薪500创业公司的年轻人，后来怎么样了？
后来，他身价数百亿，成为阿里巴巴当之无愧的二号人物。
他叫蔡崇信，行事低调，极少抛头露面，几乎不接受媒体采访，被成为马云背后的男人——阿里巴巴的隐形英雄。
蔡崇信对马云有多重要？
阿里上市前董事会有四个席位，其中一个就是蔡崇信；阿里的合伙人制度中，只有两个是永久合伙人，一个是马云，另一个就是蔡崇信。
马云自己说过，能取得今天的成就，最感谢 4 个人——孙正义、杨致远、金庸、蔡崇信，如果非得选一个最感谢的，那就是蔡崇信。
如果让马云选三个最信任的人，其中肯定有蔡崇信，如果只选一个，恐怕也还是蔡崇信。
蔡崇信和马云都生于1964年，除此之外，两人从家世、学历到个性，几乎没有一样相同，甚至南辕北辙，可以说俩人原本并不是同一个世界的人。
后来一起缔造阿里帝国的俩人是如何结缘的？
蔡崇信，祖籍浙江省湖州，1964年出生于台湾，1990年拿到耶鲁法学院法学博士学位。
从耶鲁毕业后，蔡崇信先是在纽约做税务律师，三年后进入私募股权行业，1995年开始为总部设在瑞典的AB投资公司工作，主要负责该公司亚洲私募股本业务，年薪70万美金。
时间来到1999年5月，蔡崇信第一次见到马云。
原本蔡崇信是代表AB投资公司去看要不要投资马云的，结果去到杭州才发现，马云连公司都还没有，只有个运行了几个月的网站。
不过，这次见面，蔡崇信对马云一见钟情。
第一次参观阿里，他被眼前的情景惊呆了：黑压压坐着20多人，地上满是床单，一群着了魔一样的年轻人在那里喊叫着、欢笑着，翻佛一个吃大锅饭的大家庭。
蔡崇信很喜欢这种氛围，也佩服马云从中展示的领袖魅力。
创立阿里前，马云已经有过三次创业经历，都算不上成功。1999年创立阿里时，他已经35岁，算是高龄创业者了。
但蔡崇信发现，马云的眼睛里还都是大梦想，谈论的都是伟大愿景，而不是商业模式、赚钱盈利或者其他业务上的东西。对一个屡战屡败的创业者来说，这非常难得。
马云给蔡崇信留下了深刻的印象，他动了加入阿里的心思。
1999年末，蔡崇信再次来到杭州，并带上了他怀孕的妻子。从湖畔花园谈完事情后，他们一起西湖泛舟。这是一次改变两人命运的旅行。
△蔡崇信和妻子
蔡崇信在船上突然对马云说：“你要成立公司，要融资，我懂财务和法律，我可以加入公司帮你做”。
马云听到后差点掉到湖里，他不敢相信：“你再想一想，我付不起你那么高的薪水，我这里一个月只有 500 块工资。”
蔡崇信很坚定：“我已经想好了，我就是想加入创业公司，跟一批人共事。”
蔡崇信的妻子有孕在身，也不希望他折腾换工作，但她对马云说：“如果我不同意他加入阿里巴巴，他一辈子都不会原谅我的。”
当时蔡崇信的收入，用马云开玩笑的话就是：蔡崇信可以买下十几个当时的阿里巴巴。
这就是魄力和远见，蔡崇信脱下名牌西装，卷起袖子加入了这家让人沸腾的创业公司。
02
蔡崇信是如何成为马云背后的男人的？
蔡崇信加入阿里之后做了哪些重要贡献？
若以现在资本市场的标准看，当时阿里恐怕只能用“一片荒芜”来形容，别说没有制度、标准，就连最简单的公司登记都没有。
蔡崇信加入后，把阿里员工集合在一起，在杭州湿热的夏夜里，拿着一块小白板，挥汗如雨地从最基本的“股份”、“股东权益”开始教起，接着又帮创始的“十八罗汉”，准备了18份完全符合国际惯例的英文合同，上面明确了每个人的股权和义务，合同做的滴水不漏。
从这一刻开始，阿里巴巴这家“公司”，才有了最粗略的雏形。
紧接着就是蔡崇信加入阿里后最艰巨的任务——帮马云找钱。
蔡崇信加入前，马云进行过 37 次融资尝试，无一例外的失败了，外界不相信马云的梦想，甚至说他们不相信马云这个人。这也不奇怪，有哪家风投会投已加尚未进行工商注册、创始人没有成功创业经历、讲话还特别忽悠满口大词的公司。
那时候，马云早期筹资的 50 万元也几乎耗尽，连 500 元的工资都快发不出来了，公司尚未诞生就陷入绝境。
同时，2000 年前后，网络泡沫折损了一堆网络公司，融资难度非常大。
蔡崇信一共帮马云做过 4 次重要增资，每一次，都让阿里脱胎换骨。
第一次增资，1999 年 8 月。蔡崇信有位台湾好友刚好是高盛香港地区的投资经理，正要对中国互联网行业进行一次尝试性投资，蔡崇信敏锐的抓住了这个机会，说服这个好友投资阿里。
由于有蔡崇信背书，外界对阿里的信任大增，该投资于当年 10 月敲定，高盛领衔一众机构向阿里投资 500 万美元，其中就包括蔡崇信的老东家 AB投资公司。
这次融资意义重大，它既让阿里有了继续发展的资金，也得到了投行巨头高盛的背书。
第二次增资是 2000 年，也是难度最高的一次。阿里巴巴要增资 2500 万美元。当时正值网络泡沫，网络公司血流成河，不知倒了多少家，阿里巴巴的状况当然也好不到哪里去。
这一次，蔡崇信找上了日本软银的孙正义。
孙正义第一次听了马云 6 分钟的演讲后，完全没有对阿里进行实地考察的情况下，就决定向阿里巴巴注资 4000 万美元，但是他要求占有公司 49% 的股份。
马云与蔡崇信赴日本与孙正义面对面做了一轮谈判，孙正义再次坚持 4000 万美元。
马云听完出价后心潮澎湃，觉得应该是这样了，但蔡崇信说 NO，吓了孙正义一跳，最后调整为 3000 万美元。之后，蔡崇信又说了一次 NO，最终让孙正义同意只投 2000 万美元。
如果那个时候要 4000 万美元的话，阿里巴巴的股份会被稀释更多。不仅如此，蔡崇信调整融资额度对阿里巴巴的格局是有利的，这一点，作为创业者马云的经验肯定是不如资本市场有运作经验的蔡崇信的。
这一仗，蔡崇信帮阿里巴巴度过最危险的难关。软银的资金到位后没多久，美国科技股就因网络泡沫，从高点崩落，许多电子商务公司都在这波熊市中灭顶，惟独资金在手的阿里巴巴，有惊无险挺过这场世纪风暴。
第三次增资是2004年2月。蔡崇信帮阿里拿到软银、富达投资、GGV共计8200万美元的投资。
第四次是2005年8月，阿里收购雅虎中国。雅虎投入10亿美元现金和雅虎中国价值7亿美金的资产获得阿里40%的股份。这之后，阿里不仅有充足的资源，建构“淘宝网”，也因合并雅虎中国，坐稳今天中国第一大电子商务的宝座。
马云的幸运在于，阿里事业开始发展的最早期就有了一个解决一切财务、法律疑问的守护神。
马云曾经在《赢在中国》节目中这样夸赞蔡崇信：
“像蔡崇信这样的人不可能在公司内部培养出来，只能从公司外部找，但多半公司找的时候已经是快要上市了，他们来的目的就是准备上市。而前期创业者把该犯的错误已全部犯过了，也付出了惨重的代价，而有些投资上的错误根本不可逆。”
03
1999年的蔡崇信为什么敢这样冒险？
可以说，1999 年蔡崇信那个冒险的决定，改变了阿里的命运，改变了马云的命运，当然，也改变了自己的命运。
问题来了，蔡崇信当年为什么敢冒这个险？
这又给我们留下哪些启示？
根据蔡崇信的回答，我总结出两点。
蔡崇信说，他做事看人。
最初接触时，马云的一个举动让蔡崇信非常感动。
“我见过他们18个创始人，都是马云的学生，一群没出过国的人，但个个精力旺盛，龙精虎猛，感觉很奇特。我跟马云说，你把股东名单发我，我给你注册公司，马云就发来了传真，18个人都在上面。虽然他们都是马云的学生，但马云把他们看作创始人和伙伴。与同伴分享，这在创始人中可不常见，我就动心了。”
蔡崇信说：“跟谁干，跟人的感觉，有没有操守，品格如何，值不值得信任，有没有友情。如果觉得对方会照看你，你就有纵身一跃的勇气。我绝对相信人的因素。”
做事最重要的是，跟对人。
这一点我深有体会，曾经有个前辈跟我说过，你要追随你佩服的人，和他一起做事。如果你看不上你的领导或老板，你很难获得成功。
蔡崇信辞职加入阿里也并非一帆风顺，当时也是经历了一番“家族争执”。
蔡崇信家三代都是律师，他的父亲蔡中曾、祖父蔡六乘，是以国际法律事务见长的“常在法律事务所”创办人，早期在台湾律师界，“常在法律事务所”与“理律法律事务所”可说是台湾独占鳌头的两大律师楼。
蔡家政商实力深厚，根据“常在”早期的合伙人、现任华通律师事务所所长刘振玮表示，蔡崇信的祖父当年还曾经接受过上海教父杜月笙的法律咨询，地位可见一斑，来台后，也经常承接行政院等官方大型法律案件的委托；父亲蔡中曾则是台湾取得耶鲁大学法学博士的第一人，还担任耶鲁大学的校董。后来蔡崇信和父亲一样取得耶鲁法学博士学位，父子同样出自耶鲁名门，曾经是台湾法律界的一则佳话。
1999年，蔡崇信提出想加入阿里时，一向开朗民主、尊重孩子自由发展的蔡中曾也摇头反对，当时的阿里还是一家前途茫茫，“钱”景不知在哪的网络公司。蔡中曾问身边几位经常进出中国市场的好友，据说每位好友都投下“反对票”。
但最后，蔡崇信心意已决，父亲蔡中曾依然放手，让蔡崇信自己选择。就这样，蔡崇信上了马云的船。
蔡崇信有一套做选择的逻辑：
下行风险很小，上行收益很大，
这事儿就可以干。
“耶鲁法学院的学位是这世上少见的珍宝，在政府和商业世界里都很稀缺。换句话说，我去冒险，风险收益是不对称的（asymmetrical) ，下行风险（downside risk）很小，上行收益（upside benefit）可能很大。说到底，如果我去阿里巴巴干半年，公司不行了，我还是可以再回头去干税务律师或者做投资。”
我第一次看到蔡崇信这种选择逻辑时，如获至宝。
2018 年 3 月份，我辞去年薪 50 万副总裁的工作，开始创业。背后的逻辑是一样的，如果我失败了，大不了再找一份工作，拿到年薪 50 万并不困难。如果我成功了，肯定不仅仅是赚 50 万，而且我从此还开始真正拥有自己的事业。我还不到 30 岁，这时候不冒险什么时候冒险？
我背后的选择逻辑和蔡崇信一样，但是我没有抽象成方法论。蔡崇信提的这个特别好，我相信以后我们面临一些抉择时候，它都能辅助我们做出更好的判断。
一个人的一生命运，是其所有选择的叠加结果。人每时每刻都在做选择，但真正左右命运走向的，往往就是几个关键节点的选择。
然而，说到容易，做到很难。如果当年的阿里摆在你面前，你会像蔡崇信一样纵身一跃吗？
- END -
洗澡洗脑 | 夫妻谁更累 | 只要裸睡 |
学会拐弯 | 从来不要脸 | 我离职了 |
上品女人 | 如果你没瞎 | 男人出轨 |
人生歪理 | 开错了窗户 | 放下就赢 |
一封家书 | 用工荒真相 | 明码标价 |
