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如何把一天24小时用到极致?

人力资源管理学习网 2018-06-20 01:17:57

在这个休息和运动都在讲究效率的时代,高效处理事情的能力变得愈发重要。工作中、生活中,事情永远做不完,时间永远不够用,怎么办?


时间管理高手、商业顾问刘润,他将把他的私藏工具箱一次性交付给你,从工作到生活,为你时间管理全面支招。高效管理时间,越早下手越好。



01

把基本功耍得虎虎生风:

邮件、日历、联系人


第一,邮件。


要记住两点:


1. 作为商务人士,千万不要使用免费邮箱。


名片上留QQ邮箱,非常不职业化。


应该申请专门的公司邮件后缀,表明自己创业是认真的,企业是正规的。


2.保留所有历史邮件。


美国的《萨班斯法案》要求在美上市公司保留电子邮件至少5年。我用它要求自己,保留了过去近20年的邮件。


通过搜索,可以随时、瞬间调取历史邮件,提高沟通效率。


第二,日历。


邮件存在“邮件服务器”,日历、联系人同样存在服务器。要把一切事情,都放进日历。


有同事邀请你开会?请他用邮件发“会议邀请”,点击“接受”,日历中就会多出一条日程。


定了航班,收到短信、邮件确认?把航班、酒店、信用卡还款信息等,变成一条条日程,放进日历。


我的时间颗粒度是30分钟,我会把所有占用时间的事放进日历。


当同事问我:周三下午有半小时时间开会吗?


我会立刻打开邮件客户端查看日历,然后回答:2点到3点可以,发个会议邀请给我。


收到邀请,我会把日程标为红色。红色表示重要且紧急的事,蓝色表示重要但不紧急的事。


周三下午2点快到了,提前15分钟,手机提醒我:15分钟后,在三楼会议室开会。


提醒非常重要。


约了会议,把提醒设为提前15分钟;

约了晚饭,设为提前1小时;

定了航班,设为提前2小时;

朋友生日,设为当天早上10点。


微软的Office 365还可以请助理帮忙安排行程。


清晨,手机响起,一则行程跳出:1.5小时后,司机来酒店接我去客户办公室。


在这之前,我需要吃早餐、退房。退房时需要的发票抬头、税号、司机电话、客户联系人姓名、职位,都在这则日程中。


这就是日程管理,这就是效率。


第三,联系人。


从1998年开始,我坚持把联系人信息都存在云端,我的联系人现在已经有5761人了。


坦白说,我记不住每个人,但是联系人工具可以。


很久没联系的人给我打电话,我拿起手机就说:×××,好久不见啊。


他非常惊讶:这么久没联系,你还记得我啊?


使用联系人工具要注意以下几点:


1.输入电话号码时,一定要加上国别、区号。


比如上海的固定电话:61888888。


在名片上这么印电话的人没有国际视野,我们在手机里要把电话号码存为“+86(21)61888888”。


因为如果在美国,拨打61888888,是拨不到上海的。


2.认识新朋友之后,可以和他合张影,然后把他的头像存入联系人。这样,当他打来电话时,手机屏幕上就会出现他的照片。


3.可以将朋友的生日、各种纪念日、孩子的生日、爱好等重要的信息存在联系人中,并设置提醒。


把最基础的“邮件、日历、联系人”用到极致,会拥有神奇的效率。


02

避免与懒惰握手言和:

协同软件


借助Teambition等流水线一样的协同软件,可以让所有人的个体进度服从整体进度,高效向前。



下面介绍一款我正在使用的协同软件Teambition,以它为例,介绍协同软件的价值。


第一,自动化的PDCA循环(全面质量管理的思想基础和方法依据,即plan、do、check、action)。


某团队负责人突然有个想法,想安排员工去执行,可以用微信说一段语音,或写两句文字。但是,这样做会有两个风险:


1. 团队负责人会忘掉;


2. 员工会忘掉。他们很可能都不会“主动”想起来。


在Teambition中,创建一个“任务”,设好3W(Who do What by When),也就是:执行者、任务内容、截止时间。


员工收到“新任务提醒”后,可以把任务从“待处理”泳道拖到“进行中”泳道。


“泳道”是协同软件中的行话,意思是一个个步骤,就像游泳池的一条条独立泳道。


所有任务,最终只能被完成,或者被取消,不能被忘掉。


第二,强制化的SMART原则。


在Teambition或者类似的协同软件中,都可以设定每个任务的截止时间,这就强制设定了SMART原则(S=Specific、M=Measurable、A=Attainable、R=Relevant、T=Time-bound)中的T:Time‐based(截止期限)。


还可以在任务模板里,专门定义S‐M‐A‐R四个字段,要求每一项任务都强制符合SMART原则,否则无法创建。


第三,可视化的Scrum(迭代式增量软件开发过程,通常用于敏捷软件开发)方法。


协同软件可以用软件代替白板。用软件替代白板最大的好处,是把Scrum的冲刺看板从人调整便签的“主动工具”变成软件提醒的“被动工具”。可视化程度和工作效率都会大大提高。


当然,除了Teambition,还有很多其他不错的协同软件,比如Trello(团队协作软件)、Worktile(团队协同工具)、Tower(团队协作工具),都各有特色。团队可以根据自己的情况,选择使用。


03

高效地休息和运动


工作重要,生活重要,休息和运动也很重要。


初级商业人士拼体能,中级商业人士拼技能,顶级商业人士又回到拼体能。


真正需要平衡的,不是工作和生活,而是工作、生活和它们的对立面——休息。


下面介绍一下在繁忙的工作和生活中,我常用的帮助自己有效休息的工具。


第一,白噪音软件。


我常用的白噪音软件叫Relaxio,充足的睡眠是最好的良药。以前我每天能睡10~12个小时。即便现在,我每天也能保证7~8个小时睡眠时间。


第二,眼罩+降噪耳机。


我每年出差的时间特别多。在飞机、高铁、汽车上睡觉,是咨询顾问的必备技能。


在旅途中,营造黑夜环境,是入睡的要点。为了能在交通工具上快速入睡,并拥有高质量的睡眠,我会随身携带一个眼罩,营造黑夜的氛围。


这个眼罩比较特别,它一面印着“吃饭叫我”,另一面印着“吃饭别叫我”。至于哪一面朝外,看情况而定。


第三,跳绳。


更好的休息方式是运动。


健身有四个目的:减肥、增加身体柔韧度、增大肌肉和训练心肺功能。这四个目的中,最关乎健康的,其实是训练心肺功能。


训练心肺功能,跑步、游泳是不错的方式。但对于时间颗粒度极小的我来说,跑步、游泳的效率实在是太低了。


我做了不少研究,也请教了很多专家,最后选择了从训练心肺功能角度来看,效率更高的运动方式:跳绳。


跳绳5分钟,相当于慢跑半小时。


姿势正确的话,跳绳对膝盖的伤害只有跑步的七分之一。


04

白板


白板这个看上去平淡无奇,其实不断创造神奇的工具,可以把我们从“结构化的思维、有边界的思维、不能错的思维”中解放出来,帮助我们随时随地、无边无际地思考。


白板本身没有价值,赋予它思考的意义,它就有了随时随地、无边无际的价值。


05

移动办公工具


从2006年开始,我每年要坐100多次飞机,甚至一年中有将近200天不在家。


所以,利用工具在碎片时间移动办公,对我来说特别重要。分享几个我常用的移动办公工具。


第一,带手写笔的平板电脑。


第二,大屏手机+蓝牙键盘+手机支架。



把手机立在桌子上,可以便捷有效地代替电脑。


我的手机支架,不用时就像一张信用卡,可以放在钱包里。坐下来后,从钱包里拿出手机支架,从口袋里拿出蓝牙键盘,瞬间就能创造一个办公环境。


这套移动办公系统,可以极大地提高工作效率,充分利用碎片时间。


第三,蓝牙耳机手环+电话会议音响+主动降噪耳机。


营造更健康、轻松、有效的音频环境。


06

电子阅读器


越是在碎片化时代,越是要系统性读书。


组合使用多种电子阅读器,高效获取知识。


如果读书的目的是“高效获取知识”,那就把纸质书当成个人癖好去享受,把电子书当成效率工具去掌握。


推荐三个电子阅读器:得到、多看阅读和Kindle。这三个阅读器各有特色,彼此补充,可以结合使用。


得到的“每天听本书”,在坐车、走路、候机时,用二三十分钟的零散时间听完一本书的解读,非常高效,奠定了我一年200~300本书的基础涉猎量,极大地拓展了我的知识边界。

07

知识管理软件


借助工具,从电子邮件、微信、微博、网页新闻等一切地方收集有价值的知识,统一存储在印象笔记中,完全收集之后才能完善处理和完整回顾。


可是怎样才能把“一切”都装进收集篮呢?下面介绍一些实用的工具。


第一,手机扫描仪。


我常用微软的一款手机扫描软件Office Lens。打开Office Lens,对准文档,手机会自动识别文件边界。点击“拍照”,文件会自动被抓取出来。



08

任何时候任何地点通过

任何设备访问任何文件

云服务


随时随地访问文件、照片和其他一切资料,将极大地提高商业、管理、个人的效率。


可以用百度网盘同步文件,用小米云服务同步照片,用QQ同步助手同步短信、联系人等。


09

善用搜索工具


搜索能力是互联网时代的必修技能。人生80%的问题,早就被人回答过,只要搜索就好,剩下20%才需要研究。在互联网时代,搜索技能更为重要。


怎样才能从“伸手党”进化为“搜索高手”,获得80%的已知答案呢?


第一,掌握搜索技巧。


最简单的搜索技巧,就是“-”(减号)。


比如搜索“克林顿”,但好几页都有关“莱温斯基”,那么,搜索“克林顿-莱温斯基”,就可以搜到那些没有莱温斯基的页面了。


再比如搜索减肥的相关内容,每个人的提法不同,有的叫瘦身,有的叫减重。怎么办?搜索“减肥 | 瘦身 | 减重”,包含这三个词之一的文章就都被搜出来了。


但这也太多了吧?在正文中提到这些词的文章,都不是想看的,只有在标题中提到,比如“瘦身的25个方法”才是真正想看的。怎么办?


搜索“减肥 | 瘦身 | 减重intitle”。“intitle”的意思是:关键词出现在标题中。这样可以筛选掉关键词没有出现在标题中的文章。


再比如搜索有关宇宙大爆炸的学术文献。输入“宇宙大爆炸”,各种八卦、新闻充斥屏幕。怎么办?


很多学术文章的格式都是PDF(便携式文件格式),可以搜“宇宙大爆炸filetype(文件类型):PDF”。这样,只有包含“宇宙大爆炸”的PDF文件才会出现。


第二,善用关键词。


掌握搜索工具的技巧,还不够。真正“自己拿”的核心,是选对搜索的关键词。巧妙选择、修改关键词,不断接近答案。


10

我的一天


使用提高效率的工具,要感受对效率孜孜以求的心态和“君子性非异也,善假于物也”的状态。下面讲讲我的一天是如何借助这些工具,提高效率的。


早上7点,闹钟响起,新的一天开始了。


我看了一眼手机里的日历——7:30有车来接我坐9:30的航班去北京。


有30分钟的时间准备出门,这太宽裕了。我对智能音响说: “播放‘得到知识新闻’。”然后在新闻的陪伴下,洗漱、跳绳、吃早餐,准备出门。


上车之后,我用语音输入法回复《刘润·5分钟商学院》的留言。然后回复微信、朋友圈、微博、邮件。


还有时间,打开印象笔记,整理收集篮,把几十条灵感、文字、语音等资料归到“下一步行动”中。收集篮完全清空,差不多需要1小时,车也到了虹桥机场。


下车时,所有工作都安排完了,一身轻松。


因为是中国东方航空的白金卡用户,我只用10分钟就到了贵宾休息室。


在用贵宾身份换来的昂贵的30分钟里,我打算梳理一个新观点。我拿出平板电脑,用手写笔在上面画起了模型。


广播响起,我的航班准点登机了。我把模型存入印象笔记,前往登机口。


上了飞机,我戴上主动降噪耳机,飞机的轰鸣声随之消失。


打开Kindle阅读器,用“快速阅读法”,翻完4本最近想读的书。这些书都很有见地,但核心观点其实一篇文章也能讲清楚。


看完书后有点儿困,我戴上眼罩,把“吃饭别叫我”那一面朝外,开始睡觉。


在飞机落地的震动中,我被摇醒了。看了一眼手腕上的智能手环,今天我累计睡了8.5小时。达标!打开手机,日程提醒跳出来,告诉我接车司机的姓名、电话和车牌号。


上车后接到一个电话,是个多年没见的老朋友。


我从智能手环上取下蓝牙耳机,戴到耳朵上说:张总,好久不见啊。


他说:听说你来北京了?晚上要不要聚聚啊?


我说:稍等,我看下日程。


我用手机查完日程,说:我的助理非常擅长把我的时间排得很满。我最后一个会议是21:30结束。21:30我们在××酒店聊一会儿?


他说:好,一言为定。


挂了电话,微信绑定的Teambition协同软件提醒我,同事又给我安排了三项工作任务。


我打开任务看板,看了下新任务,然后在日程里锁死几个专门完成任务的时间。安排完工作,又回复了几条《刘润·5分钟商学院》的留言,就到了今天的活动会场。


下车时,所有工作又都安排完了,一身轻松。


到达会场,主办方为我准备了快餐。我迅速吃完,进入主会场。


今天要和几位我非常尊敬的嘉宾同台演讲。


坐下来后,我拿出手机支架和折叠蓝牙键盘,连上手机,认真做笔记,并存到印象笔记里。受几位嘉宾的启发,我突然有了几个灵感,迫不及待地把它们记录下来,放入收集篮。


演讲完毕,请我做顾问的客户接我去晚宴。


路上的1小时,和客户讨论项目进展。聊着聊着,我问:


你有没有读过最近的一份新零售分析报告?里面的数据和洞察很有价值。


他说没有。我拿出手机,打开百度网盘,把分析报告分享到客户的微信。所有资料都在手边,随时随地可分享,极大提高了我们的沟通效率。


到了晚宴现场,看到很多新老朋友。有个人和我聊天,但我心里特别抱歉,想不起他叫什么了。我说:


我们合张影吧。


拍完照后,手机立刻显示出了他的姓名,并把我们以前的合影都列了出来。


晚饭后,我赶快回到房间,因为20:30有个电话会议。


拿出蓝牙音响,连上手机,放松地躺进沙发,对着房间开始说话,彼此声音清晰,就像对方在房间里一样。


没轮到我发言时,我就拿出跳绳运动几分钟。


21:15,手机提醒我,15分钟后要和老朋友见面。


电话会议结束,我来到行政酒廊,点了杯可乐,等朋友来。他如约而至,我们一起回忆在微软的峥嵘岁月,时而唏嘘不已,时而哈哈大笑。


22:30,我已经躺在酒店的床上了。最后一次回复《刘润·5分钟商学院》的留言,清空收集篮,看Teambition看板,刷朋友圈。


所有的事情都已清空,一身轻松。


为了保证睡眠,我设置了晚11点到早7点的勿扰模式。不在白名单里的电话,都不闪屏、不响铃、不振动。


到了23:00,我的手机自动进入“勿扰”状态,整个世界都安静了。我用蓝牙音响放了15分钟雨水打在窗户上的白噪音,甜甜地睡去。


充实但不焦虑的一天结束了。我不忙,我只是时间不够。



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