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你最大的荒废,就是每天都有开不完的会!

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早上开会

中午开会

晚上开会

开会,已成为企业家的时间黑洞

不是反对开会,一次高效的会议让我们对过去的事情做出总结,并对未来的计划有所预见,同时还能让管理者了解整个团队的状态和工作进程,帮助我们更好地展开工作。挺好的事。


但现实是,会议开着开着就跑了题、两三个小时还讨论不出所以然来。那么,


一场高效又有趣的会议,应该是怎么样的呢?


No.1


高效会议的形式



管理学家彼得·德鲁克说:“我们之所以开会,是因为要想完成某一项具体工作,单凭一个人的知识和经验不够,需要结合几个人的学识和经验。”


一场高效的会议一定会明确设定好角色:主持人、参与者、决策者、旁观者、记录员,具体到每一个人身上。通过角色的设定,可以让每个人紧张起来。


而在这几个角色中,最重要的无疑就是会议主持人了,可以说,一个会议是否高效关键就看主持人会不会把控节奏。


在职场中,我们每个人都有可能成为这个会议主持者,以下是几种形式的高效会议:


1
站着开会最高效


站着开会是最高效的,这真的不是段子。


已经有研究证明,坐着开会虽然舒适,但会让与会者忽略时间的流逝,拖慢会议效率,因而平均比站着开会多用34%的时间。

万达开会


小提示


即使有成员迟到,也要准时开始;

开会时间愈早愈好,当做一天的开始;

不要在会中做笔记,专心聆听。


2
时间限制不拖沓


适合1小时以内、人数在30人以上的周会、例行报告、工作进度报告等会议。


开会时间已经到,却总是有人姗姗来迟;一开会动辄三四个小时,却没有实际的解决方案……


那么不妨试试时间限制的方法。


这要求会议组织者事先规范会议开始和结束的时间(比如规定会议时间从下午4点半到5点半),并在每个环节给出时间提示(每人最多发言3分钟)。


小提示


每次开会,都拿出表来计时,强制控制时间;

事先准备愈充分,时间就愈能节省下来;

设置相应的惩罚措施,比如迟到发红包等。准时到达会议,是职场道德,也是对别人的尊重。


3
主管离场,鼓励发言


适合1小时~1天不等、10人以上、需提出多种提案等头脑风暴式会议。

开会总是领导政令倡导,大家忙着揣测上意,不敢提意见,议题没经过充分讨论,最后“会而不议、议而不决、决而不行”。


“主管离场”的会议方法能有效解决这个问题。


在开会初始的时候,主管宣布主要议题和希望达成的目标后,就立即离场。


中立的会议主持人接手讨论阶段,引导大家发言、激化讨论,并将最终意见归纳为可实行的提案后,再请主管进场。


主管只要做出判断,说明同意或否决的原因即可。


小提示


多使用便利贴、白板等工具,让不善言辞的人也能“写”出意见,张贴公布;

鼓励发表的基本规则:会议中谁说了什么,会后绝对保密;

决策者议决后,与会者不得再有异议(意见必须在讨论阶段发表,不是决策后);

不管讨论多激烈,双方多么僵持不下,决策者或会议的组织者,一定要做出一个可执行的决策,然后立即执行,并不断修正决定。


除此之外,还有很多非正式沟通也应该鼓励。比如,在阳台抽烟的时候聊一聊、午餐间的对话、向上私董会茶室的谈笑风生……这样的会面,效率远高于正式的会议。




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